Арушанов Эрнест
начальник отдела закупок
8-903-46-28-991
8(86365)95578
otdel44fz@yandex.ru





 

Уважаемые Руководители и контрактные управляющие!

Пояснения по переводу договоров в электронный вид!

Итак, многие из Вас сегодня забрали свои папки с договорами.

Объясню что именно нужно делать!

1. Необходимо сканировать ТОЛЬКО ДЕЙСТВУЮЩИЕ ДОГОВОРА!!!
Действующим договором считается договор, по которому еще будет оплата!
Исполненные договора - т.е. договора по которым Вы уже получили товар (или Вам выполнили работу) и этот товар (или работу)
уже проплатили Поставщику - СКАНИРОВАТЬ НЕ НУЖНО!!!

2. Открываете свою папку с договорами (с конца) там найдете закладку (МОНОПОЛИИ)
Это договора на Электроэнергию, Холодное водоснабжение, Поставку газа и так далее -
эти договора - ГОДОВЫЕ! (по ним еще будут оплаты) Их необходимо сканировать в ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ.
со всеми приложениями!

3. Далее двигаясь с конца вы переходите на следующую закладку (до 400 т.р.)
Это Ваши договора по п.5 - до 400 т.р.!
Здесь также необходимо сканировать только действующие (не исполненные) договора!
Например: Первым договором до 400-тысячником у Вас будет договор с нами на бухуслуги!
Вытаскиваете договор - ищите пункт сроки оказания услуг!
и видите что он был заключен на полугодие!
т.е. с 01.01.2016 по 30.06.2016 - Этот срок уже прошел, услуги Вам уже оказаны и оплачены!
Следовательно этот договор сканировать - НЕ НУЖНО!
Идете далее ... Видите договор на питание январский! Скорее всего он заключался на месяц или на два!
Проверяете по тексту договора периоды оказания услуг! Если период уже истек - его тоже не надо сканировать!
и так далее! Январские договора на уголь - уже тоже скорее всего оплачены, мартовские апрельские договора на питание
тоже оплачены - их сканировать не нужно! Выбираете только действующие контракты!!!

4. Далее двигаясь с конца вы переходите на следующую закладку (до 100 т.р.)
до100тысячники! ЗДесь у Вас начинаются договора с кнопки 01, видеонаблюдения, охраны, интернета -
это все действующие договора !!! Их НАДО сканировать!
Далее смотрите Услуги СЭС - тоже годовые - НАДО!
Договора на бензин - у нас они поквартальные! следовательно договора за 1,2 квартала - уже исполнены - НЕ СКАНИРУЕМ!
Медосмотры - рейсовые и предрейсовые - они ГОДОВЫЕ - СКАНИРУЕМ!
Медосмотры сотрудников - те которые уже прошли медкомиссию и оплатили - их не нужно сканировать!
Что там еще?
Торесы и прочие - так же, если что-то брали в начали года (январь-май) разовыми договорами например моющие,
канцтовары и прочее - и уже получили и оплатили - НЕ СКАНИРУЕМ!!!!


Ну и так далее по аналогии...

ВНИМАНИЕ ВАЖНО !!!
Скорее всего у Вас будут возникать вопросы по оплате определенных договоров!
Узнать проплачен или нет какой-то договор Вы можете узнать ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО у Вашего бухгалтера!
Больше Вам такой информации не даст никто! т.е. если возник вопрос - звонить им!

ВНИМАНИЕ ВАЖНО !!!
Вчера я Вам скидывал статью с программой по формированию PDF файлов - читать!
Эта статья касается лишь тех, кто не умеет формировать pdf файлы!
Если Вы умеете и сами делать pdf файлы и пользуетесь какой-то другой программой - пользуйтесь любой!!!
Разницы нет!

ВНИМАНИЕ ВАЖНО !!!
Каждый договор сканируется - отдельно!
В одном pdf файле должен быть ВЕСЬ договор!
т.е. не нужно каждый лист договора формировать в отдельный pdf файл! ТАК НЕ ПОЙДЕТ!!!
ЗАПОМНИТЕ: ОДИН ДОГОВОР - ОДИН ФАЙЛ!

ВНИМАНИЕ ВАЖНО !!!
Перед тем как начинать сканировать договор, внимательно проверьте его оформление и заполнение!
Чтобы все реквизиты были заполнены и все печати были проставлены!
Еще ВАЖНО! на всех договорах справа наверху есть небольшая шапочка для согласования!
Как правило подписи контрактных управляющих в них отсутствуют - обязательно заверьте договор контрактным управляющим!!!
Если в договоре отсутствует шапка для согласования - просто в правом уголке пишите КУ и ставьте подпись!

ВНИМАНИЕ ВАЖНО !!!
Огромная просьба сканировать документы не в фотографическом качестве!
Чтобы конечные pdf файлы не получались более 2мб! так как это существенно осложнит их загрузку на сайт!
Я не знаю какими программами Вы пользуетесь для сканирования, но в любой программе можно настроить качество
отсканированного документа! ставьте Черно/Белое изображение и понижайте разрешение сканирования!
Тогда Ваши отсканированные листы будут меньшего размера, соответственно и pdf файлы будут меньше "весить"!


Пока все - извините за сумбур, очень торопился....
Статья будет дополняться!
Если что не понятно - звоните - поможем чем сможем...


В случае возникновения вопросов звоните по телефону:
8-(86365) 95-5-78 - ЮР_ОТДЕЛ



/ All right reserved ® / 2016 / ver 02.1
[aM!Go]61rus